Projektstyringssystem til din webshop - 2025
At drive en webshop involverer mange bevægelige dele – lige fra ordrebehandling og lagerstyring til marketingkampagner og kundeservice. Et godt projektstyringssystem kan hjælpe med at holde styr på alle disse opgaver og sikre, at intet falder mellem stolene. I denne guide gennemgår vi, hvad projektstyringsværktøjer er, hvorfor de er vigtige for e-handelsvirksomheder, hvilke funktioner du bør kigge efter, og hvordan du vælger det rette system uanset om din webshop er lille eller stor. Vi sammenligner også populære løsninger som Trello, Asana, ClickUp, Monday.com og Notion, og giver anbefalinger samt eksempler på brug i praksis.
Hvad er et projektstyringssystem – og hvorfor er det vigtigt?
Projektstyringssystemer er softwareværktøjer, der hjælper virksomheder med at planlægge, organisere og følge op på projekter og opgaver. De giver et centralt overblik over, hvilken fase et projekt er i, hvad der er gjort, og hvad der mangler – samt hvornår de forskellige dele har deadline. Notifikationer fra systemet påminder teamet om vigtige frister, så man undgår forsinkelser. Kort sagt handler projektstyring om at skabe overblik, dele information om opgaver og sikre, at alt bliver løst så effektivt som muligt.
For webshop-ejere er et godt projektstyringsværktøj afgørende. E-handel indebærer mange samtidige aktiviteter: opdatering af produktsortimentet, behandling af ordrer, forsendelse, kundesupport, markedsføring osv. Uden et system kan man let miste overblikket og risikere forvirring og ineffektivitet – med skuffede kunder og skadet brand til følge. Med det rette værktøj opnår man derimod gennemsigtighed i teamet, bedre samarbejde og færre flaskehalse: Alle kan se, hvem der arbejder på hvad, og hvor langt opgaverne er nået. Samtidig bliver administrationen lettere i hverdagen for både små og store virksomheder. Projektstyringssoftware øger altså effektiviteten, mindsker fejl og hjælper dig med at overholde vigtige deadlines – hvilket i sidste ende kan mærkes på bundlinjen i din webshop.
Vigtige funktioner at kigge efter
Når du som webshop-ejer skal vælge et projektstyringssystem, er der en række kernefunktioner og egenskaber, du bør holde øje med:
- Opgavestyring og overblik: Mulighed for at oprette opgaver, tildele dem til teammedlemmer, sætte deadlines og organisere dem i et systematisk overblik (f.eks. i lister eller Kanban-tavler). Dette gør det tydeligt, hvem der gør hvad, og hvornår det skal være færdigt. Understøttelse af underopgaver, tjeklister og prioritering af opgaver er også nyttigt, så du kan fokusere på det vigtigste først.
- Team-samarbejde og kommunikation: Funktionen til at dele opgaver og information med dit team i realtid. Det kan inkludere kommentarer på opgaver, @-mention af kollegaer, fildeling og evt. indbyggede chat- eller mødefunktioner. Godt teamsamarbejde betyder, at alle er opdaterede og arbejder mod samme mål – selv hvis nogle sidder i kundeservice, andre på lageret og andre med marketing.
- Integrationer med e-handelsplatforme og andre systemer: For webshop-ejere er det guld værd, hvis projektværktøjet kan tale sammen med din e-handelsplatform (f.eks. Shopify eller WooCommerce) samt dit lager- og økonomisystem. Integrationer gør det muligt at automatisere gentagne workflows og slippe for manuel dataindtastning. For eksempel kan nogle systemer integreres med Shopify, så nye ordrer automatisk oprettes som opgaver i projektstyringssystemet, hvilket effektiviserer ordrebehandling. Tjek derfor om værktøjet tilbyder indbygget integration eller via tredjepart (f.eks. Zapier) til de platforme, du bruger – lagerstyring, regnskabsprogram, kundeservice-chat osv. – så alting kan kobles sammen.
- Automatisering af workflows: Et godt system kan automatisere rutineprægede opgaver, så du og dit team sparer tid. Det kan fx være automatiske notifikationer, når en deadline nærmer sig, eller at opgaver automatisk flyttes til næste fase, når foruddefinerede kriterier er opfyldt. Nogle systemer (f.eks. Monday.com eller Asana) lader dig opsætte “rules” – simple hvis/så-regler – der automatiserer arbejdsgange og mindsker risikoen for menneskelige fejl.
- Mobilvenlighed og tilgængelighed: Som webshop-ejer er du måske på farten eller skal kunne reagere hurtigt uden altid at være ved en PC. Derfor bør du sikre dig, at systemet er webbaseret/cloud-baseret (så du kan tilgå det hvor som helst) og har en god mobilapp. En mobilvenlig løsning lader dig tjekke opgaver, modtage notifikationer og opdatere status på farten – f.eks. når du står på lageret eller er til møde ude af huset.
- Brugervenlighed og skalerbarhed: Værktøjet skal være intuitivt at bruge for dig og dit team i det daglige. Jo lettere det er at komme i gang, desto bedre – især hvis ikke alle er tekniske eksperter. En brugervenlig grænseflade med drag-and-drop funktioner og et visuelt layout gør adoptionen nemmere. Tjek også at systemet kan skaleres efter dine behov – kan det håndtere flere projekter og flere brugere, efterhånden som din forretning vokser? Og understøtter det forskellige visuelle visninger såsom Kanban-tavler, kalender og Gantt-diagrammer, så du kan vælge den visning, der passer dig bedst? Overvej dine behov: Hvis du fx ikke har brug for avanceret tidsregistrering eller budgetmoduler lige nu, kan et enklere værktøj være nok. Omvendt, hvis du forventer stor vækst, bør du sikre dig, at systemet har kapacitet og funktioner til at vokse med jer.
Behovet varierer efter webshoppens størrelse
Der er stor forskel på behovene hos en lille enkeltmands-webshop og en stor e-handelsvirksomhed med mange ansatte. Dit valg af projektstyringssystem bør afspejle din webshops størrelse og kompleksitet:
- Små webshops (enkeltmands eller få ansatte): Har du en nystartet eller lille webshop, vil du typisk have relativt enkle projekter og begrænsede resurser. Fokus bør være på et system, der er simpelt, billigt (eller gratis) og nemt at bruge fra dag ét. Du har næppe behov for tunge enterprise-funktioner. Værktøjer som Trello er f.eks. kendt for sin intuitive Kanban-tilgang og kan bruges til helt simple og moderat komplekse projekter. Små teams får ofte stor værdi af Trellos gratis version, der trods sin enkelthed tilbyder et godt udvalg af funktioner. Omvendt har en lille webshop sjældent kapacitet til at udnytte avancerede funktioner som omfattende rapportering eller detaljeret ressourceplanlægning – og et for komplekst værktøj kan blive overkill og tidskrævende at vedligeholde. Det vigtigste er at få overblik over daglige to-dos uden at bruge mere tid på at administrere værktøjet end på selve opgaverne.
- Mellemstore webshops (voksende forretning, mindre team): Når din webshop når en vis størrelse – måske et par medarbejdere eller eksterne partnere tilknyttet – øges kompleksiteten. Her har du brug for stærkere samarbejdsfunktioner og mulighed for at håndtere flere projekter parallelt. Opgaverne kan spænde bredere (marketingkampagner, hjemmesideopdateringer, lageropfyldning, kundesupport-tracking osv.), så systemet skal kunne holde styr på mange sideløbende opgaver. Integrationer begynder at blive vigtige: Kan systemet f.eks. integrere med dit kundeservice-tool eller marketingværktøjer, så data flyder på tværs? Du bør stadig lede efter brugervenlighed, men måske med et rigere sæt af features end de helt små værktøjer. Et alsidigt system som Monday.com kan være attraktivt, da det kan tilpasses til næsten enhver type workflow og skalerer godt, efterhånden som projekter udvikler sig. Samtidig giver Monday templates og integrationer, der passer til en bred vifte af forretningskrav, hvilket er en fordel for en voksende virksomhed. Alternativt kan et mere funktionspakket men prisbilligt værktøj som ClickUp være interessant – det tilbyder masser af funktionalitet til en lav pris, hvilket kan passe godt til en startup eller mindre virksomhed med begrænset budget. Husk dog, at flere funktioner også kan betyde øget kompleksitet: der kan være en læringskurve for teamet, og det kræver en klar struktur, så det ikke bliver uoverskueligt.
- Store webshops (avancerede virksomheder med større teams): I en etableret e-handelsvirksomhed med mange medarbejdere, afdelinger og omfattende projekter er kravene højere. Her er behov for avancerede funktioner: f.eks. detaljeret projektplanlægning med tidslinjer/Gantt-diagrammer, kapacitets- og ressourcestyring, roller og rettighedsstyring (hvem må se eller ændre hvad), omfattende rapportering og analyse af fremdrift, samt integration med virksomhedens øvrige systemlandskab (ERP, CRM, etc.). Skalerbarhed og performance er kritisk – systemet skal kunne håndtere mange tusinde opgaver, uden at det bliver langsomt. Værktøjer som Asana eller Monday.com i deres større pakker er typisk rettet mod dette segment. Asana er kendt for at være yderst skalerbart og bruges af over 100.000 organisationer, inkl. store navne som Pinterest og Uber. Det har robust automatisering og integration med hundredvis af andre værktøjer (fx Salesforce, Slack, Gmail m.fl.), hvilket er afgørende i en kompleks it-økologi. Asana’s fokus på opgavestyring og samarbejde i store teams gør det populært i mange større virksomheder. Omvendt skal man være opmærksom på, at for meget store og komplekse projekter kan selv Asana føles lidt for let ift. dybdegående ressourcestyring – og prisen for premium-planer kan være høj. I det hele taget må man forvente at investere noget mere i et enterprise-værktøj; til gengæld får man avancerede muligheder, der kan holde selv et stort team effektivt på sporet. Overvej også om der er branchespecifikke værktøjer: En meget teknisk tung webshop med egen udviklingsafdeling kunne f.eks. supplere med Jira til softwareprojekter, mens kreative teams måske har glæde af integration mellem projektværktøjet og design- eller content management værktøjer. Det vigtigste er at vælge en løsning, der kan følges med jeres vækst og kompleksitet – hellere et værktøj der lidt for meget kapacitet end et I vokser ud af for hurtigt.
Nedenfor har vi samlet en sammenligning af fem populære projektstyringssystemer, som mange webshops kigger på. Tabellen giver et overblik over prisniveau, nøglefunktioner, fordele og ulemper ved hver løsning.
Sammenligning af populære projektstyringssystemer
For at gøre det nemmere at sammenligne de forskellige systemer, har vi her opstillet en tabel med de vigtigste punkter for hver løsning:
| System | Prisstruktur (vejledende)* | Nøglefunktioner | Fordele | Ulemper |
|---|---|---|---|---|
| Trello | Gratis plan til basale behov.Betalte planer: Standard ca. $5/bruger/md; Premium ca. $10/bruger/md; Enterprise ~$17,50/bruger/md. | – Visuelle Kanban-tavler med kort (cards).– Lister, tjeklister og deadlines på opgaver.– Power-Ups (plugins) for ekstra funktioner og integrationer.– Enkel drag-and-drop grænseflade.– Mobilapps til iOS/Android. | – Meget brugervenligt og intuitivt for alle – minimal læringskurve.– Visuelt overblik over opgaver; nemt at tilpasse workflows til sine projekter.– Gratis-plan med mange funktioner; god værdi for pengene for små teams.– Velegnet til simple projekter og mindre teams (kan bruges til både helt simple og moderat komplekse projekter).– Stor fleksibilitet via Power-Ups (f.eks. integration med Google Drive, kalender mm.). | – Begrænset funktionalitet til komplekse behov – fx mangler dyb rapportering, avanceret tidsregistrering og budgetstyring.– Ikke ideelt til meget komplekse eller store projekter, der kræver avancerede features eller hierarkier.– Kan blive uoverskueligt, hvis der er rigtig mange kort/opgaver på én tavle (Kanban er bedst til overskuelige projekter).– Skalerer mindre godt til store organisationer uden tilkøb af Enterprise, og selv dér er der begrænsninger. |
| Asana | Gratis Basic-plan (begrænset funktionalitet).Premium: ca. $10,99 pr. bruger/mdBusiness: ca. $24,99 pr. bruger/mdEnterprise: skræddersyet pris. | – Opgavestyring i flere visninger: liste, tavle (Kanban), kalender eller tidslinje/Gantt.– Automatisering af workflows med regler (Rules) uden kode.– Underopgaver, afhængigheder og milepæle til projektplanlægning.– Teamkommunikation: kommentarer, @mentions, statusopdateringer.– Mange integrationer (Slack, Teams, Google, Salesforce m.fl.).– Dashboard med rapporter og projektstatus. | – Fleksibelt og skalerbart – kan tilpasses både små og store teams’ behov; Asana er kendt for stærk opgavestyring og samarbejde.– Intuitivt interface med rent design; nemt at gå til, også selvom man ikke er teknisk ekspert.– Understøtter mange projektstyringsmetoder out-of-the-box (agil, Scrum, traditionelle osv.).– Robuste integrationsmuligheder, der gør det let at indarbejde Asana i eksisterende værktøjs-stack (fx integration med Slack, Microsoft Teams, Google Workspace, etc.).– Gode automatiseringsfunktioner sparer tid på gentagne opgaver. | – Avancerede funktioner kræver betalte planer; gratisversionen er fin til start, men større teams skal op i Premium for ubegrænsede opgaver, tidslinje-view m.m..– Kan føles for “let” til meget tunge projekter med kompleks ressourcestyring – det håndterer mange ting, men fx dyb økonomistyring er ikke indbygget.– Pris kan løbe op for større organisationer, især på Business/Enterprise-planer (som til gengæld giver masser af features).– Kræver en vis struktur/disciplin i større teams for at udnytte fuldt; mange funktioner kan virke overvældende i starten. |
| ClickUp | Free Forever-plan til ubegrænset antal medlemmer (med begrænsninger).Unlimited (små teams): ~$5 pr. bruger/mdBusiness (mellem teams): ~$9 pr. bruger/mdBusiness Plus (flere teams): ~$19 pr. bruger/md. | – Omfattende opgave- og projektstyring med lister, tavler, Gantt-diagram, mind maps mm.– Stort bibliotek af skabeloner (for marketing, agile sprint, roadmap, m.m.).– Tilpasningsbare felter, opgavetyper og notifikationer.– Indbygget team-chat, kommentartråde og dokumenter.– Over 1.000 integrationer og 35+ ClickApps (moduler) til ekstra funktioner.– Tidsregistrering, måltracking og workload-visning.– Apps til web, desktop og mobil. | – Meget funktionalitet for prisen – regnes som en af de mest omkostningseffektive løsninger (blandt de billigste pr. bruger).– God til mange daglige opgaver og komplekse projekter: kan håndtere både detaljerede to-do lister og store projekter med mange dele (har bl.a. indbygget agile-værktøjer til sprints, backlog osv.).– Høj grad af tilpasning: Man kan konfigurere næsten alt, så det passer til ens workflow.– Alt-i-en platform: Mulighed for at samle opgaver, docs, chat og mål ét sted fremfor at bruge flere separate apps.– Aktiv udvikling: Nye features og forbedringer tilføjes ofte, da det er en relativt ny spiller (hurtigt voksende). | – Kan være mindre intuitivt end nogle konkurrenter; brugeroplevelsen er ikke helt så strømlinet som f.eks. Asana eller Trello (nogle brugere oplever interface og navigation som lidt kompleks).– Den enorme fleksibilitet kan føre til overwhelm: der er mange indstillinger at forholde sig til for nye brugere.– Samarbejdsfunktioner er omfattende, men visse detaljer (fx at finde kommentarer eller historik på en opgave) kan være lidt besværligt ifølge brugererfaringer.– Som et nyere værktøj har det haft enkelte bugs/ustabilitet rapporteret, om end det forbedres løbende.– Gratisversionen har pæne muligheder, men visse avancerede features (f.eks. tidsestimering, ekstra dashboards) kræver opgradering. |
| Monday.com | Individual-plan: Gratis for op til 2 brugere (begrænset).*Basic: ~$8 pr. bruger/mdStandard: ~$10 pr. bruger/mdPro: ~$16 pr. bruger/mdEnterprise: Custom (større org.).*Obs: Priser er ofte opgivet pr. “seat”. | – Moderne visuelt dashboard med tabel-lignende oversigt, der kan skifte visning (tavle, tidslinje, kalender, diagram etc.).– Opgavehåndtering med statusfelter, kategorier og deadlines.– Stort udvalg af skabeloner (projektplaner, marketingkampagner, salgspipeline, indholdskalender, osv.).– Automatiseringer af workflows (notifikationer, statusændringer m.m.).– Integrationer til bl.a. Microsoft Teams, Slack, Dropbox, e-mail marketing osv. (samt mulighed for direkte integration med Shopify m.fl.).– Samarbejdsfunktioner: Deling af boards, @mentions, kommentarer, filvedhæftning.– Tids- og fremdriftssporing via dashboards og grafer. | – Brugervenlig og intuitiv grænseflade – moderne design, der er nemt at navigere i for brugere på alle niveauer.– Høj fleksibilitet og tilpasning: Kan opsættes til næsten ethvert workflow, ikke kun projekter – Monday kalder sig et “Work OS”. Man kan skræddersy boards med de kolonner og statusser, man har brug for.– Stærke samarbejds- og kommunikationsfunktioner, der hjælper teams med at koordinere indbyrdes (godt til tværgående samarbejde).– Mange integrationsmuligheder gør det let at koble Monday sammen med øvrige værktøjer og centralisere data. Især værdsat i virksomheder med unikke processer eller behov for custom løsninger.– Skalerbart og velegnet til både individuelle brugere og teams – kan bruges til alt fra en personlig to-do-liste til komplekse projektporteføljer. | – Prisstrukturen kan virke forvirrende, da det er en pr. sæde-model (man betaler for et minimum antal brugere i pakker). Omkostningerne kan løbe op for større teams, da hver bruger koster ekstra.– Gratisplanen er meget begrænset (kun 2 brugere og få funktioner), så de fleste teams skal mindst op på en Basic/Standard plan for seriøst brug.– Nogle brugere savner visse avancerede funktioner out-of-the-box – f.eks. har Monday ikke indbygget tidsregistrering eller dyb budgettering, så der må integreres eksternt for den slags behov.– Mobilappen halter lidt efter web-oplevelsen ift. features; enkelte ting kan kun gøres via desktop.– Den næsten ubegrænsede fleksibilitet kan betyde, at man skal bruge tid på opsætning og konfigurering for at få fuldt udbytte (ikke så plug-and-play som nogle konkurrenter). |
| Notion | Gratis Personal-plan til individuelt brug.Plus: ~$10 per bruger/md (mindre teams).Business: ~$15-20 per bruger/md (flere funktioner).Enterprise: Aftalebaseret pris.(NB: Priser ekskl. evt. Notion AI-tillæg) | – Alt-i-én produktivitetshub: kombinerer noter/dokumenter, opgavestyring og wiki i ét.– Tilpassede databaser: Man kan oprette databaser/tables til f.eks. opgaver, produkter, indholdskalender – med skræddersyede felter.– Understøtter Kanban-boards, lister, kalendere som visninger af dine data/opgaver.– Stort bibliotek af skabeloner (herunder projektskabeloner, CRM, roadmap osv.).– Real-time samarbejde: flere kan redigere samme side, kommentere in-line og @-nævne hinanden.– Fil-embed og noter direkte på projektsider (godt til vidensdeling og dokumentation sammen med opgaverne).– Høj grad af fleksibilitet: Byg din egen struktur fra bunden – sider kan organiseres hierarkisk efter behov. | – Ekstremt fleksibelt og tilpasningsdygtigt: Notion er ikke låst til én måde at køre projekter på – du kan designe et workspace præcist til din arbejdsproces (stor fordel hvis du har unikke behov). Det betyder også, at det fungerer som et alt-i-ét værktøj til både noter, dokumentation og opgaver, hvilket kan reducere antallet af forskellige apps man bruger.– Visuel frihed: Man kan strukturere sin information med tekst, tavler, tabeller, tjeklister – alt på samme side. Giver et godt overblik når det er sat rigtigt op, og kan være mere inspirerende/tilfængeligt for visuelt orienterede brugere.– God til vidensbase: Ideelt hvis du vil have projektopgaver og baggrundsinfo samme sted (f.eks. en projektside med både to-do-liste og referater, billeder osv.).– Aktiv community med masser af skabeloner og inspiration fra andre brugere til at sætte system op.– Billigt for enkeltbrugere og små teams; generøs gratis plan for personligt brug. | – Ikke et specialiseret projektværktøj: Notion markedsfører sig som projektstyring, men det mangler mange af de indbyggede PM-funktioner (f.eks. tidsestimering, Gantt-diagrammer, avanceret afhængighedsstyring) som dedikerede systemer har – du kan ofte manuelt bygge noget tilsvarende, men det kræver tid og know-how.– Kræver opsætning og vedligehold: Fleksibiliteten kommer med prisen, at du selv skal designe strukturen. Uden faste skinner kan det blive uoverskueligt, især for større teams, hvis ikke man har en klar systematik. Det kan føles som et ekstra fuldtidsjob at bygge sit eget projektstyringssystem i Notion.– Afhængighed af nøgleperson: Hvis den person, der har sat Notion-strukturen op i virksomheden, forlader teamet, risikerer I at stå med et system ingen andre forstår til bunds.– Kan være langsomt/tungt ved meget store mængder data på én side, da det er mere et dokumentværktøj end en database på enterprise-niveau.– Begrænsede automatiseringer og integrationer ift. dedikerede PM-værktøjer (kræver ofte brug af tredjeparts automation som Zapier for at opnå samme grad af integration). |
Tabellen: Sammenligning af fem populære værktøjer på tværs af pris, funktioner, fordele og ulemper. Husk at priser og funktioner kan ændre sig, så tjek altid de nyeste oplysninger hos udbyderen. For nogle systemer (fx Monday.com) skal man være opmærksom på, at prisen ofte beregnes for et minimum antal brugere ad gangen (f.eks. 3 eller 5 brugere), hvilket kan påvirke den reelle omkostning for små teams.
Ovenstående systemer er alle velansete og brugt af mange virksomheder. Det er dog tydeligt, at de hver især har styrker og svagheder. Trello udmærker sig ved brugervenlighed og egner sig godt til enklere projekter, men avancerede behov kræver et kraftigere værktøj. Asana og Monday.com er robuste platforme med et hav af funktioner – gode til større teams, om end prisen og kompleksiteten kan være højere. ClickUp er en “alt-i-en” løsning med lav pris og enorm tilpasning, men dens overflod af muligheder kan virke lidt uoverskuelig for nogle. Notion er super fleksibel og kan fungere til projektstyring for dem, der vil skræddersy alt selv, men det er ikke en traditionel projektstyringssoftware og kræver mere opsætningsarbejde.
Anbefalinger – hvilket system passer til din webshop?
Der findes ikke ét “perfekt” system for alle – det afhænger af din situation. Her giver vi nogle konkrete anbefalinger baseret på forskellige typer af webshops:
For nybegynderen med en lille webshop (enkeltmandsvirksomhed)
Er du alene om din webshop eller har du et meget lille team, vil vi anbefale at starte med et simpelt og omkostningsfrit værktøj. Trello er et fremragende valg i denne kategori. Det er gratis at komme i gang med og utroligt nemt at bruge – perfekt til at få styr på dine to-dos uden at spilde tid på kompleks opsætning. Mange freelancere og ene-ejere bruger da også Trello som deres primære værktøj. Du kan f.eks. oprette lister som “To-do”, “I gang” og “Udført” og flytte dine opgavekort hen ad vejen. Trello giver dig det nødvendige overblik over ting som ordrepakning, kundemails, indkøb af nyt varelager osv., uden at drukne dig i avancerede funktioner. Som en bruger udtrykte det: “Trello er et godt schweizerkniv-værktøj… jeg vil anbefale Trello for en 1-mands operation, gratis”. Fordelen er også, at hvis du en dag får en ekstra hjælpende hånd, kan du nemt tilføje vedkommende til dine tavler.
Andre muligheder for en lille webshop kan være at udnytte Monday.com’s gratis-plan (den tillader 2 brugere). Monday’s visuelle tilgang kan appellere, og du får lidt mere struktur end i Trello – men vær opmærksom på begrænsningerne på gratisplanen. Også Notion kan i princippet bruges, hvis du foretrækker at have noter og opgaver samlet; dog skal du forvente at investere tid i at tilpasse Notion til projektstyring. For de fleste begyndere vil Trello række langt. Start enkelt – du kan altid skifte til et tungere system, når behovet opstår.
For den mellemstore webshop (voksende forretning med et lille team)
Hvis din webshop er vokset til et punkt, hvor I er flere om at løse opgaverne (måske et team på 3-10 personer), er det tid til at kigge efter et mere koordinerende værktøj. Her vil vi fremhæve Monday.com eller ClickUp som gode bud, alt efter jeres præferencer og budget.
Monday.com er et godt all-round valg for et mindre team, fordi det både er brugervenligt og meget fleksibelt. I kan skræddersy det til jeres processer og drage fordel af de mange indbyggede skabeloner. Skal I f.eks. koordinere en marketingkampagne eller et webshop redesign, kan Monday hjælpe med at strukturere projektet – med opgaver for hver person, deadlines og farvekodede statusfelter, så alle kan følge med. Monday.com’s styrker ligger især i dets visuelle overskuelighed og samarbejdsværktøjer, hvilket passer godt til teams hvor man måske sidder på hver sin funktion (fx én på indkøb/lager og én på marketing). Integrationerne er også et plus her: Bruger I Slack til intern kommunikation eller Shopify til jeres shop, kan Monday kobles på, så f.eks. Slack giver besked når en Monday-opgave opdateres, eller Shopify-ordrer vises i Monday (via integration). På Standard-planen får man mange funktioner for ~$10 pr. bruger, hvilket for et lille team er en rimelig investering.
Alternativt, hvis I ønsker en billigere løsning med tonsvis af features, så kig på ClickUp. For ~$5 pr. bruger (Unlimited-plan) får I næsten alt: masser af projektvisninger, subtasks, dokumenter, chat mm. ClickUp er super hvis I har mange forskelligartede opgaver – måske kører I både Facebook-annoncer, SEO-optimering, produktfotografering og kundesupport-tickets på samme tid. Her kan I oprette Spaces eller mapper til hvert område og holde det adskilt men stadig under ét login. Vær dog opmærksom på, at ClickUps rige funktionalitet kan kræve lidt onboarding; sørg for at udnytte deres guides og skabeloner. Fordelen ved ClickUp er, at det økonomisk kan betale sig for en lille virksomhed (billigere end Monday og Asana) og det er bygget til at kunne vokse med jer. Faktisk fremhæves ClickUp ofte som det mest prisbevidste valg – “tjek ClickUp hvis du går op i prisen” anbefales det. Ulempen er som nævnt, at det kan være mindre intuitivt end Monday/Trello, så tænk over jeres team’s tekniske komfortniveau.
Asana kunne også være et valg i denne kategori – Asana’s gratisversion understøtter op til 15 brugere, så I kan komme i gang uden omkostning. Asana excellerer i opgavestyring og vil især være nyttigt, hvis I har planer om at skalere mere op eller ønsker et mere modent system tidligt. Mange mellemstore teams bruger Asana med stor succes (det er meget populært i kreative bureauer og tech-startups). Sammenlignet med Monday er Asana lidt mindre visuelt “fancy” i standardvisningen, men det har til gengæld en stærk arv på samarbejde og tydelig opgaveansvarlighed. For en webshop med f.eks. ~5 ansatte, kunne Asana Premium til ~$11/måned per bruger være en investering der hurtigt betaler sig i form af overblik.
Kort opsummeret: Et voksende webshop-team kan med fordel prøve Monday.com for en balanceret, visuel løsning med mange integrationer (godt, hvis I vil have et flot interface og nem opsætning). Hvis budgettet er stramt men I vil have maksimal funktionalitet, er ClickUp et stærkt alternativ. Og Asana ligger måske midt imellem – velafprøvet og skalerbart, god til samarbejde, men lidt dyrere end ClickUp. Overvej en prøveperiode (flere har gratis trials) for at se, hvad teamet foretrækker i praksis.
For den store/avancerede webshop (flere teams og høj kompleksitet)
Styrer du en stor e-handelsvirksomhed eller en avanceret organisation med mange projekter, afdelinger og måske globale aktiviteter, skal dit projektstyringssystem kunne matche den kompleksitet. Her taler vi om at kigge på de tunge drenge: typisk Asana eller Monday.com på højeste plan – eller evt. mere specialiserede platforme.
Asana vil være vores første anbefaling til en større organisation. Asana’s Business- eller Enterprise-plan giver jer adgang til hele paletten af funktioner: Porteføljestyring, avancerede dashboards, ubegrænset automatisering, gæsteadgange til eksterne parter osv. Asana er bygget til at håndtere store teams – virksomheder som Uber og Pinterest bruger det netop for at koordinere komplekse projekter på tværs af mange medarbejdere. For en stor webshop kan Asana hjælpe med at holde styr på alt fra produktlanceringer, marketingkampagner, it-udviklingsprojekter, til daglige driftsopgaver – alt i ét system. Fordelen ved Asana i stor skala er, at det giver ultimativt overblik og tilpasning for et bredt team: du kan have forskellige projektskabeloner til forskellige afdelinger (fx et projektformat til lager/logistik og et andet til marketing), men ledelsen kan stadig få et holistisk view via Portfolios og rapporter. Samtidig er Asana kendt for sin robuste performance selv med mange tusinde opgaver – dog skal man selvfølgelig have strukturen i orden. Asana’s enterprise features som SSO, brugerprovisionering, avanceret sikkerhed og admin-kontrol gør det også velegnet i en corporate sammenhæng. Ulempen er prisen – men for en virksomhed af en vis størrelse vil den øgede effektivitet som regel retfærdiggøre omkostningen.
Monday.com i sin Enterprise-udgave er ligeledes et fremragende valg for større virksomheder, især hvis man værdsætter et skræddersyet workflow. Monday kan som nævnt bøjes i alle retninger, hvilket store virksomheder med unikke processer kan drage nytte af. I kunne f.eks. bygge et helt order fulfillment dashboard i Monday, der trækker data fra Shopify (via integration) og viser en ledelses-oversigt over ordrernes status, lagerbeholdning og forsendelsespipeline – alt sammen visuelt. Monday Enterprise giver også ubegrænsede automations og integrationer, samt avancerede sikkerhedsfeatures. Dog skal det siges, at Monday’s styrke i stor skala også kan være en svaghed: den kræver en del arbejde at sætte perfekt op til jeres behov, simpelthen fordi mulighederne er uendelige. Så afsæt tid til onboarding og evt. træning af medarbejdere, hvis I går med Monday på enterprise-niveau. Prisen er i den høje ende, men igen – med mange brugere i systemet fordeles det, og timebesparelsen kan være enorm når først det kører.
Udover disse to, kan ClickUp også nævnes for større teams hvis budgettet er en stor faktor – ClickUp’s Business Plus-plan kan i teorien håndtere ret store opsætninger og er billigere pr. bruger end Asana/Monday. Men vær opmærksom på, at nogle meget store virksomheder finder ClickUp en smule umodent til de allerstørste behov (fx ift. support eller visse enterprise-kontroller). Notion vil vi generelt ikke anbefale som primært projektstyringsværktøj i en stor organisation – det kan godt bruges som supplement (f.eks. som vidensbase eller intranet), men til styring af projekter med mange afhængigheder vil det kræve ekstremt meget manuel vedligehold fra jeres side, hvilket ikke skalerer godt.
Til de virkelig projekt-intensive miljøer kunne man også overveje specialiserede værktøjer: fx Wrike, Jira, Microsoft Project/Planner afhængig af behov (Jira hvis det er meget softwareudvikling/IT tunge projekter, MS Project hvis I allerede lever i Microsoft 365 og har behov for gantt og porteføljestyring i vandfaldsprojekter). Men disse ligger uden for denne guides primære fokus.
Bottom line: For en større webshop med avancerede behov, går man sjældent galt i byen med Asana eller Monday.com – begge er top-tier platforme anerkendt for at kunne håndtere store teams. Det handler mest om, hvad der passer til jeres virksomhedskultur og systemlandskab. Overvej en pilotimplementering i en afdeling først for at teste om værktøjet lever op til jeres forventninger, før I ruller det ud bredt.
Eksempler: Sådan kan en webshop-ejer bruge et projektstyringssystem i praksis
For at gøre ovenstående mere håndgribeligt, afslutter vi med et par scenarier, der viser, hvordan forskellige typer webshops kan anvende et projektstyringssystem i hverdagen:
Eksempel 1 – Den lille webshop og ordrehåndtering:
ForestIl dig en enkeltmands-webshop, der modtager ordrer via Shopify. Ejeren bruger Trello til at holde styr på ordreflowet. Ved hjælp af en Shopify-Trello integration (via et Power-Up eller Zapier) bliver nye ordrer automatisk tilføjet som kort på Trello-tavlen “Indkomne ordrer”. Tavlen har kolonner for “Ordre modtaget”, “Pluk og pak”, “Afsendt” og “Fuldført”. Hver morgen tjekker ejeren tavlen på sin telefon: Der ligger fx 5 nye ordrekort under “Ordre modtaget”. Han klikker ind på hvert kort, hvor ordredetaljer (varer, kundenavn, adresse) er angivet. Som han begynder at pakke en ordre, trækker han kortet til “Pluk og pak”. Når pakken er sendt, flytter han kortet til “Afsendt” og vedhæfter trackingnummeret i kortets kommentar. Eventuelle kundeservicespørgsmål opretter han også som kort (f.eks. “Besvar mail fra kunde om retur”), så han husker at følge op. Denne enkle Trello-proces sikrer, at ingen ordre overses, og at han hele tiden kan se, hvor langt de enkelte ordrer er i forløbet. Det giver også data – han kan fx se, hvor mange ordrer der mangler at blive sendt. Trello-tavlen fungerer her som en personlig arbejdsliste med overblik, der erstatter gule sedler eller indbakke-notater.
Eksempel 2 – Kampagneplanlægning i et lille team:
En mellemstor webshop med 5 ansatte skal lancere deres store Black Friday-kampagne. De beslutter at bruge Monday.com til at styre projektet. De opretter et nyt board kaldet “Black Friday 2025”. Via en skabelon får de kolonner som opgavenavn, ansvarlig, status, deadline og kategori. Marketing-ansvarlige Anna lægger kampagneopgaverne ind: “Design Black Friday banner”, “Skriv nyhedsbrev #1”, “Opsæt Black Friday tilbud på webshop”, “Planlæg SoMe opslag”, “Sikre ekstra lager af bestseller varer” osv. Hver opgave får en ansvarlig: grafiker, tekstforfatter, webmanager, SoMe-manager, lagerchef – nogle er interne, andre eksterne freelancere. De eksterne inviteres ind på gæsteadgang, så de kan se deres opgaver. Anna bruger Monday til at samarbejde i realtid med teamet: Grafikerens opgave “Design banner” markeres gul = “i gang”. Da grafikken er klar, uploader hun filen direkte på opgaven og ændrer status til grøn = “færdig”. Det triggrer automatisk en notifikation (opsat via Monday automation) til webmanageren om, at banneret kan lægges op på sitet. Webmanageren flytter så sin opgave “Opsæt tilbud” til “i gang”. Undervejs kan alle følge fremskridtet på en dashboard-visning – Anna har nemlig lavet et lille dashboard med en pie-chart over opgavestatus (X% done, Y% in progress etc.). De har også integreret Monday med Slack, så hver gang en opgave skifter status til “færdig”, poster Monday en besked i deres fælles Slack-kanal. Det giver teamet en fed fornemmelse af momentum. Samtidig kører Monday’s Shopify-integration i baggrunden: Salgschefen har nemlig fået sat integrationen op, så ordrer, kunder og endda lagerbeholdning sync’es til Monday i et separat board. Det gør, at de under kampagnen kan holde øje med lager-niveauer direkte i Monday – fx var der en automation der ændrede en “Lager”-opgave til rød status, da et produkt røg under 50 stk. på lager. Hele kampagnen bliver en succes, og teamet kunne koordinere effektivt takket være projektstyringssystemet.
Eksempel 3 – Tværgående projekt i en større e-handelsvirksomhed:
En stor webshop med flere afdelinger (indkøb, marketing, kundeservice, IT) skal rulle en ny produktkategori ud på tværs af hele virksomheden. De vælger at bruge Asana til projektet, da flere afdelinger allerede er fortrolige med det. I Asana oprettes projektet “Launch: Sommerkollektion 2026”. Projektlederen Signe opretter sektioner i Asana-listen for hver arbejdsstrøm: Indkøb, Website/IT, Marketing, Logistik, Kundeservice. Under Indkøb lægges opgaver som “Forhandle priser med leverandør X”, “Bestille 500 stk. af ny vare Y”. Under Website/IT er der “Opret nye kategorisider”, “Tilføj produktspecifikationer og billeder”, “Test checkout med nye produkter”. Marketing har “Udarbejd produkttekster”, “Fotoshoot af nye varer”, “Planlæg lanceringskampagne på SoMe og email”. Logistik dækker “Klargør lagerplads”, “Brug forecasting til at planlægge bemanding”. Kundeservice har “Brief support-team om nye produkter”, “Forbered FAQ-svar”. Signe tilknytter ansvarlige til hver opgave, sætter deadlines – mange afhænger af hinanden, så hun bruger Asanas afhængighedsfunktion: fx er opgaven “Fotoshoot” afhængig af at varerne ankommer fra indkøb først. I Asana’s tidslinjevisning trækker hun disse afhængighedspile, så det er klart for alle. Teamet bruger flittigt Asana til at kommunikere: I kommentarfeltet under “Udarbejd produkttekster” tagger marketing-Jonas produktchefen med et spørgsmål om materialer. Produktchefen svarer i samme tråd, så al info er samlet. Kundeservice leaden uploader et Google Sheets med FAQ i “Brief support-team”-opgaven, så alle kan se det. Asana er integreret med virksomhedens Microsoft Teams, hvilket betyder at hver gang en opgave markeres som fuldført i Asana, ping’er det i projektets Teams-kanal – det skaber transparens på tværs af afdelinger. Som projektet skrider frem, kigger ledelsen på Asana dashboardet for at følge med: de kan se hvor mange opgaver der er åbne, og om noget er ved at være forsinket (Asana markerer forfaldne opgaver med rødt). Takket være den strømlinede koordination i Asana lanceres den nye produktkollektion til tiden. Alle involverede havde hele tiden et klart billede af status, og projektlederen kunne hurtigt spotte evt. problemer (fx en afhængig opgave der blev forsinket, hvorefter hun kunne omfordele ressourcer proaktivt). Dette eksempel illustrerer, hvordan et værktøj som Asana kan understøtte komplekse projekter, der involverer mange mennesker og opgaver, ved at samle det hele på én platform.